Portal RAAH Energie

Portalul RAAH Energie este aplicația internă în care echipa RAAH Energie ține toate dosarele de racordare la gaz, de la cererea de aviz tehnic până la punerea în funcțiune. A început în mai 2026 ca generator de Cărți Tehnice pentru instalațiile de gaz. În iunie 2026 a devenit CRM-ul firmei, când am mutat în el 1.589 de dosare dintr-un Excel cu macrocomenzi. Astăzi lucrează pe el 9 conturi, pe 1.979 de dosare.

Ce am avut de rezolvat

Toată evidența firmei stătea într-un singur fișier Excel: o foaie cu 285 de coloane, un rând pentru fiecare dosar și aproximativ 4.000 de linii de VBA care țineau totul în picioare. Datele clientului erau copiate în fiecare rând, așa că același om apărea de mai multe ori. Căutarea mergea doar după nume și nu exista nicio validare: nici CNP, nici telefon, nici dubluri. Etapele se bifau cu numele contului Windows, iar o bifă nouă o ștergea pe cea veche, fără istoric.

Cele 9 documente ale unui dosar se scoteau unul câte unul, din formule Excel exportate în PDF. Pe lângă munca manuală, fișierul ascundea erori care nu se vedeau: două dintre documente se salvau sub același nume și se suprascriau, iar un raport rămăsese fixat pe săptămâna 9 din 2022. Nimeni nu putea vedea dintr-o privire ce dosare stau și de cât timp.

Ce am construit

• Dosarul și etapele lui — 13 etape, de la AT depus la PIF, cu un flux diferit pentru fiecare din cele 8 tipuri de proiect. Până acum s-au bifat 16.969 de etape, fiecare cu dată, autor și istoric.
• Lucrări în curs — dosarele active așezate pe 9 coloane, după faza la care au ajuns, cu zilele lucrătoare petrecute în fază și cu un marcaj pe cele care au depășit termenul.
• Alerte — lista dosarelor blocate peste pragul tipului lor de proiect, ca să nu se piardă niciunul între etape.
• Documente generate — 9 documente scoase direct din datele dosarului: procură, contracte, mandate, cereri CF, solicitări PIF. Semnătura clientului e pusă automat la locul ei.
• Cartea Tehnică — documentul de 25 de pagini al instalației, pentru oțel sau polietilenă, generat ca PDF. Am generat 43 până acum.
• Import din portalul distribuitorului — statusurile AT și PIF din exporturile Distrigaz Sud se potrivesc automat pe dosare. Până acum au produs 253 de notificări la schimbare de status.
• Rapoarte — câte dosare au trecut de fiecare etapă, timpii medii dintre etape și export Excel cu coloanele alese de utilizator.
• Jurnal de activitate — 9.488 de intrări despre cine ce a schimbat și când, căutabile după numărul de dosar.
• Google Drive — un folder pentru fiecare dosar, 1.979 de foldere create automat, plus un backup complet al aplicației după fiecare actualizare. Păstrăm ultimele 30.

Migrarea, partea nevăzută

Cele 285 de coloane au devenit 10 tabele. Excel-ul ținea etapele în trei seturi paralele de coloane, unul pentru fiecare tip de proces, iar codul VBA alegea maximul dintre ele. Am redus totul la o singură etapă pe dosar, cu istoric păstrat. Din cele 1.589 de rânduri au rezultat 1.533 de clienți distincți, adică 56 de dubluri eliminate. Citind codul VBA am găsit 6 erori. Nu le-am replicat, chiar dacă unele ar fi „ținut minte” comportamentul cu care echipa se obișnuise. Din iunie până în octombrie 2026, în portal s-au deschis 390 de dosare noi.

Cum e construit

Aplicația e scrisă în Python, cu Flask și SQLAlchemy, și rulează sub gunicorn în spatele nginx, pe un server virtual cu Ubuntu. Baza de date e SQLite, și e o alegere, nu o lipsă: un singur fișier, fără server de baze de date de întreținut, iar backup-ul e o copie urcată în Google Drive la fiecare actualizare. Prețul e că scrie un singur proces odată. Pentru 9 conturi asta nu se simte; dacă echipa ar crește mult, ar fi primul lucru de schimbat.

Documentele pornesc de la șabloane Word completate automat și convertite în PDF cu LibreOffice. Așa, oricine din firmă poate corecta un șablon în Word, fără să ne cheme. Compromisul l-am plătit la instalare: versiunea de LibreOffice din distribuție așeza greșit semnăturile, așa că rulăm o versiune instalată separat. Portalul ține prețul și avansul fiecărui dosar, dar nu emite facturi și nu înlocuiește contabilitatea.

Unde e acum

Live la portal.raahenergie.ro din mai 2026, ca aplicație internă cu acces pe cont, în mentenanță activă.